Für unser Shared Office-Chefarztsekretariat suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine/n engagierte/n, strukturierte/n und kommunikative/n Chefarzt-Sekretär/in. Wenn Sie gerne im Team arbeiten, sich für ein spannendes Arbeitsumfeld begeistern können und nach einer Position suchen, in der Sie Ihre Stärken entfalten können, sind Sie bei uns genau richtig. Bringen Sie zudem gute Englischkenntnisse mit, bieten sich Ihnen noch weitere spannende Perspektiven.

Ihre Hauptaufgaben

• Terminkoordination und umfassende administrative Unterstützung der Chefärzte und Chefärztinnen sowie der Departementsleitungen „Rehabilitation & Neurologie“ und „Demenzielle Erkrankungen“ – Sie sorgen dafür, dass alle Abläufe reibungslos funktionieren.
• Planung und Organisation von Fort- und Weiterbildungsveranstaltungen sowie Events – gerne können Sie auch Ihre kreativen Ideen einbringen.
• Organisation und Koordination von Sitzungen und Meetings – Ihre exzellente Planung und Organisation sorgen für effiziente und produktive Besprechungen.
• PEP-Bewirtschaftung für das gesamte Ärzteteam – Sie koordinieren alle Details mit Präzision. Erstellung von Dienst- und Visitenplänen – Ihre sorgfältige Arbeit sorgt für eine lückenlose Organisation im Alltag.
• Unterstützung der Assistenzärzte bei Ein- und Austrittsprozessen inkl. der dazugehörigen Personaladministration (z. B. Eintrittsmeldungen, Mutationen im Personalerfassungstool) – Ihre Aufmerksamkeit für Details ist dabei entscheidend.
• Bearbeitung von Spesenabrechnungen, Rechnungen und weiteren administrativen Aufgaben – Sie behalten immer den Überblick.
• Verantwortung für die reibungslose Koordination und das effiziente Funktionieren der Abläufe – Ihre Fähigkeit, auch in stressigen Zeiten den Überblick zu behalten, ist für uns von unschätzbarem Wert.

Ihr Profil

Sie haben eine abgeschlossene Ausbildung als Chefarztsekretär/-in oder können auf mehrere Jahre Berufserfahrung in einem ähnlichen Umfeld zurückblicken. Sie kommunizieren stilsicher in Deutsch und bringen idealerweise gute Englischkenntnisse mit. Als flexible und belastbare Persönlichkeit zeichnen Sie sich durch eine hohe Selbstmotivation aus und gehen Ihre Aufgaben mit Verantwortung und kundenorientiertem Fokus an. Sie sind ein wahres Organisationstalent und behalten auch in hektischen Situationen einen klaren Kopf. Als Teamplayer bringen Sie sich ein und fördern die Zusammenarbeit. Ihre Dienstleistungsbereitschaft, die Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und Ihr Mitdenken runden Ihr Profil ab.

Mit sehr guten PC-Kenntnissen, insbesondere im Umgang mit MS Office, sind Sie bestens ausgestattet, um die administrativen Aufgaben effizient und professionell zu erledigen.

Warum Sie bei uns genau richtig sind:
In dieser abwechslungsreichen und verantwortungsvollen Position bieten wir Ihnen die Möglichkeit, Ihre Fähigkeiten in einem engagierten und dynamischen Team einzubringen. Wenn Sie eine wichtige Rolle in der Organisation eines hochmotivierten Teams übernehmen und gleichzeitig Ihre beruflichen Perspektiven erweitern möchten, freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen!

Sie sich jetzt und werden Sie Teil unseres erfolgreichen Teams!

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